Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать отпускные в 2021 году (шпаргалка с примерами)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Невыгодно захватывать отпуском официальные праздники. Они увеличивают продолжительность отдыха, но в расчёт отпускных не включаются. Представим, что Марина взяла отпуск с 11 по 24 января. Она будет отдыхать почти целый месяц и при этом сохранит часть отпуска.
Какими способами можно известить сотрудника об отпуске
Часть 3 ст. 123 ТК РФ требует от работодателя извещать каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала.
Каким образом это нужно делать, в норме не указано.
Поэтому, по мнению Роструда, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно.
Например, это могут быть:
- отдельные извещения работникам;
- ознакомительные листы и ведомости;
- дополнительные графы 11 и 12 в графике отпусков: в одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату своего уведомления о начале отпуска.
Когда отпуск становится убыточным?
Среднедневной заработок — 1085,6 (исходные данные не менялись, поэтому мы взяли результат предыдущих вычислений). Отпускные — 1085,6*14=15 198,4 рублей.
Зарплата за фактически отработанные 5 дней — 11 666 рублей.
В общей сложности Марина за январь получит 26 864 рубля при окладе 35 000 рублей.
Если брать 14 дней отпуска в марте, то Марина получит 15 198,4 рубля отпускных и 19 080 рублей зарплаты. Итого: 34 278 рублей.
Как определить, за какой месяц вы получите больше отпускных?
В разные месяцы года количество рабочих дней тоже разное. Чем больше в месяце рабочих дней, тем выгоднее в это время брать отпуск, так как сумма отпускных неизменна, а стоимость каждого рабочего дня зависит от количества этих дней (при стабильном окладе).
В 2023 году самыми выгодными месяцами будут:
- Март (22 рабочих дня).
- Август (23 рабочих дня).
- Октябрь (22 рабочих дня).
Если вы хотите получить максимальную выплату перед отдыхом, отпуск нужно брать в одном из этих месяцев.
Немного отстают от них по выгодности:
- Июнь (21 рабочий день).
- Июль (21 рабочий день).
- Сентябрь (21 рабочий день).
- Ноябрь (21 рабочий день).
- Декабрь (21 рабочий день).
Пример расчета отпускных за май
Примеры расчета помогут понять, какой вариант выгоден с денежной точки зрения, а какой — для экономии дней отдыха.
Заработок сотрудницы Васильевой В.В. за предыдущий календарный год составил 1 350 000 (один миллион триста пятьдесят тысяч) рублей. Оклад — 120 000 руб. Она не болела, работала 40 часов в неделю. Отдыхала в октябре 2021 года (с 7 октября по 20 октября) — 14 дней, отпускных начислили 120 000 рублей.
Сначала рассчитаем количество дней в октябре для расчета отпускных = (31 дн. — 14 дн.) / 31 дн. х 29,3 = 16,07 дня.
Среднедневной заработок = (1 350 000 — 120 000) / (11 х 29,3 + 16,07) = 1 230 000 / 338,37 = 3 635,07 руб.
Вариант 1: отдыхает с 01.05 на 14 дней.
| Продолжительность | с 01.05.2022 по 16.05.2022 |
|---|---|
| Сумма за эти дни | 50 890,98 руб. |
| Сумма зарплаты за период с 17.05 по 31.05 | 73 333,34 руб. |
| Итого | 124 224,32 руб. |
Делим, переносим, продлеваем отпуск
В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению сторон трудового договора отпуск можно разбить на части, одна из которых должна быть не меньше 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно использовать полностью или разбить по усмотрению сторон, минимальная величина уже законом не определена. Предположим, в 2008 г. работник хочет разбить свой отпуск, равный 28 календарным дням, на три части (работодатель не возражает). Тогда его отдых может продлиться, например, с 16 по 29 июня, с 7 по 11 июля и с 11 по 19 августа. Вторая часть отпуска составит пять дней, совпадающих с рабочими. 12 и 13 июля сотрудник тоже не будет работать — это выходные. Если вторая часть отпуска пришлась бы на 7 — 13 июля, то третья заняла бы не девять, а семь календарных дней (до 17 августа включительно). Получается, что, если интервал включает только рабочие дни, отпуск увеличивается. Трудовой кодекс не запрещает подобный вариант — главное, чтобы одна из частей была не меньше 14 календарных дней. Есть только одно но: не всегда работодатель идет на подобные уступки.
Отпуск в мае и другие отпускные перипетии, о которых надо знать бухгалтеру и кадровику
Дело в том, что, строго говоря, в отпуск сотрудники должны ходить в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ), а не по своему заявлению. В графике же (унифицированная форма № Т-70) обозначается и временной период, и количество дней. Поэтому работодатель и работник могут заранее согласовать, какие именно дни будет «гулять» сотрудник. Например, с 01.05.2022 по 14.05.2022 на 12 календарных дней.
- во-первых, в Конвенции об этом не сказано;
- во-вторых, исходя из ст. 1 Конвенции, если ТК РФ содержит более льготное регулирование по сравнению с нормами Конвенции, то будут применяться нормы российского Трудового кодекса.
В соответствии же со ст. 127 ТК РФ, даже если работодатель в нарушение норм Кодекса накопил отпуска работников за несколько лет, то при увольнении работника он обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Если месячный период был отработан полностью без отрыва от производства, а также работник выполнял свои обязанности внеурочно (в выходные и праздничные дни), то бухгалтер все же рассматривает число дней в нем равным 29,3. Иными словами, никаких доплат за внеурочную работу по отпускным делать не следует.
- Новые сотрудники организации, но только по истечении не менее полугода с момента их трудоустройства;
- Действующие работники, которые могут написать заявление по вопросу предоставления им отпуска в любой период года, но в соответствии с графиком отпусков.
Неиспользованные дни отпуска не сгорают, сколько бы их ни было
Вопрос. Помогите, пожалуйста, разобраться с вопросом об неиспользованных отпусках.
Действует ли в России Конвенция Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» № 132, в которой говорится, что работник имеет право использовать 2 рабочие недели отдыха в течение одного года, а остаток – не позже чем в течение 18 месяцев после окончания года, в котором предоставляется отпуск?
Нас интересует, действительно ли по истечении 18 месяцев неиспользованные отпуска сгорают? Или при увольнении работнику все-таки выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска согласно ст. 127 ТК РФ?
Ответ. Неиспользованные отпуска не сгорают. Накопившиеся отпуска за прошлые периоды работник может использовать в рамках графика отпусков, или в сроки, установленные соглашением сторон, или получить за них компенсацию при увольнении.
Обоснование: Конвенция действует в России, так как она ратифицирована Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ. В Конвенции есть норма, согласно которой использовать отпуск нужно в течение 18 месяцев после окончания года, за который он был положен (п. 1 ст. 9).
Однако это не означает, что по прошествии 18 месяцев неиспользованные дни отпуска сгорают, поскольку:
- во-первых, в Конвенции об этом не сказано;
- во-вторых, исходя из ст. 1 Конвенции, если ТК РФ содержит более льготное регулирование по сравнению с нормами Конвенции, то будут применяться нормы российского Трудового кодекса.
В соответствии же со ст. 127 ТК РФ, даже если работодатель в нарушение норм Кодекса накопил отпуска работников за несколько лет, то при увольнении работника он обязан выплатить ему компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Хочу ходить в отпуск только летом. Так можно?
Трудовое законодательство предусматривает, что во всех организациях каждый год составляется график отпусков. О конкретной дате, когда можно будет отдыхать, работник и наниматель должны договориться.
При составлении графика наниматель учитывает специфику работы и не будет, например, одновременно отправлять в отпуск всех сотрудников одного отдела. Согласно Трудовому кодексу, ваш отпуск должен быть не меньше 24 календарных дней, его можно делить на две части (или больше, если в вашей организации такие правила), но одна из частей в любом случае должна быть не меньше 14 дней.
Если вы хотите отдыхать исключительно летом, то можете договориться об этом с работодателем, но у него нет обязанности предоставлять вам отпуск именно в летние месяцы. Исключение сделано для отдельных категорий работников (например, несовершеннолетних, ветеранов, матерей двух и более детей до 14 лет) — им отпуск предоставляется по их желанию летом или в другое удобное для них время (статья 168 Трудового кодекса), напоминает юрист Екатерина Анисимова.
Можно ли увеличить отпускные
Мер для значительного повышения выплаты к отпуску не предусмотрено. А вот увеличить продолжительность отпуска практически вдвое вполне допустимо. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Работники вправе отдыхать период полностью или разбить его на несколько частей.
Законодательством предусмотрено, что одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). А оставшиеся две недели можно разделить, как угодно. То есть можно брать периоды с понедельника по пятницу, и дополнительно отдыхать в выходные дни.
Дробление отпускных приводит к значительному занижению расчетной базы и уменьшению среднего заработка для исчисления отпуска. Поэтому сотрудник должен сделать самостоятельный выбор, как отдыхать: дольше или дороже. Учтите, что не каждый работодатель согласится с таким дроблением.
Не забывайте, что есть выгодные месяцы для отдыха, а есть убыточные. Выгоднее всего отдыхать в тех месяцах, где больше рабочих дней. Тогда и стоимость одного дня ниже. Примерами таких месяцев является август, сентябрь, октябрь. В январе, например, отдыхать невыгодно, потому что рабочих дней мало.
Расчет отпускных: как не допустить ошибок
Несмотря на то, что это инициатива работника, выплата отпускных в такие сроки — это нарушение трудового законодательства. Оно влечет за собой административное наказание (п. 6 ст. КоАП РФ): для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Если работодатель не возражает против внепланового отпуска и готов выплатить отпускные в день обращения, следует предложить сотруднику на ближайшие три дня оформить, например, отпуск без сохранения заработной платы, а уже потом оплачиваемый отпуск. Пример. Сотрудник обратился к работодателю в понедельник 25 июня 2023 года с просьбой предоставить ему со вторника 26 июня очередной оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам.
Он не будет иметь претензий к работодателю, если тот выплатит ему отпускные 25-го числа или позже, и готов указать это в заявлении на отпуск. Работодатель готов пойти навстречу работнику, но, чтобы не нарушать сроки выплаты отпускных, предложил взять отпуск только с 29 июня. Выплаты были сделаны в день обращения.
При этом дни с 26 по 28 июня включительно были оформлены как отпуск без сохранения заработной платы. В соответствии с Постановлением Правительства РФ
«Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
работодатель обязан учитывать МРОТ при расчете отпускных.
Пункт 18 содержит важное требование: оценить средний месячный заработок сотрудника, который в расчетный период, установленный на предприятии, отработал свою норму рабочего времени и сделал нормы продукции/услуг.
Эта величина не может быть менее федерального МРОТ, который с 1 мая 2023 года установлен на уровне 11 163 рубля. Поэтому для всех отпусков, которые начались после 1 мая, сравниваем средний заработок с величиной нового МРОТ. Для этого надо определить, отработана ли норма рабочего времени у сотрудника.
В зависимости от результата порядок действий такой:
- Если средний заработок получился меньше 11 163 рублей, то обязательно опираемся на МРОТ при расчете отпускных: 11 163 / 29,3× число календарных дней отпуска.
- Если рабочее время отработано полностью, средний дневной заработок умножаем на 29.3, полученную сумму сравниваем с МРОТ — 11 163 рублями.
- Если сотрудник работает неполную рабочую неделю и/или сокращенный рабочий день, отпуск считается без учета МРОТ, по общему порядку исчисления среднего заработка для отпуска.
Пример 1.
Сотрудник идет в отпуск с 11 по 24 июня 2023 года, его средний дневной заработок — 379 рублей. 379 × 29,3 = 11 104 11 104 11 163 / 29,3 × 14 = 5 209,4 рубля — сумма отпускных, начисленных исходя из МРОТ.
Пример 2. Сотрудник идет в отпуск с 25 июня по 8 июля, его средний дневной заработок — 379 рублей. 379 × 29,3 = 11 104 11 104 Определять средний заработок исходя из МРОТ в данном случае придется дважды: отпускные дни июня и июля отдельно: 11 163 / 29,3 × 6 + 11 163 / 29,3 × 8 = 380,99 × 6 + 380,99 × 8 = 2 285,94 + 3 047,92 = 5 333,86 — сумма отпускных, начисленных исходя из МРОТ.
Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 516 000 руб. Решение. Сумма среднего дневного заработка: 1467,58 руб.
(516 000 руб. / 12 мес. / 29,3) Сумма отпускных: 20 546,12 руб.
(1467,58 руб. х 14 дн.) Пример 2. Расчет отпускных при не полностью отработанном расчетном периоде Воспользуемся условием предыдущего примера и предположим, что Сафонов А.Н. с 10 по 12 октября 2023 года был в командировке, а с 19 по 26 марта 2023 года – на больничном.
Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 509 000 руб.
Решение. Среднемесячное количество отработанных дней в октябре 2023 года: 26,5 дн.
(29,3 / 31 дн. х (31 дн. – 3 дн.)). Среднемесячное количество отработанных дней в марте 2023 года: 21,7 дн. (29,3 / 31 дн. х (31 дн. – 8 дн.)).
Сумма среднего дневного заработка: 1491,79 руб. (509 000 руб. / (29,3 х 10 мес. + 26,5 дн. + 21,7 дн.)) Сумма отпускных: 20 885,06 руб.
(1491,79 руб. х 14 дн.) Кстати, рассчитать суммы отпускных вы можете, воспользовавшись нашим . Если сотрудник работает в организации менее 12 месяцев, то расчетным периодом для него является период с даты приема его на работу по последний календарный день месяца, предшествующего месяцу начала отпуска (). Пример. Секретарь Бирюкова Н.А.
работает в ООО «Калейдоскоп» с 4 февраля 2023 года. Она написала заявление на отпуск с 13 мая 2023 года на 7 календарных дней.
Расчетный период в данном случае – это период с 4 февраля 2023 года по 30 апреля 2023 года. Крайний срок, когда работодатель должен выплатить работнику отпускные, – это не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (). В ТК РФ прямо не указано, о каких днях идет речь, – календарных или рабочих.
Но по разъяснениям Роструда отсчитывать этот срок нужно в календарных днях (). Пример. Первый день отпуска у ведущего инженера Михайлова А.С. приходится на понедельник 27 мая 2023 года.
Соответственно, отпускные должны быть ему выплачены не позднее 23 мая (четверг). В случае, когда день выплаты отпускных выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, деньги должны быть перечислены в предшествующий ему рабочий день.
И если бы Михайлов А.С. решил пойти в отпуск, к примеру, с 22 мая 2023 года, отпускные ему надо было бы выплатить не позднее 17 мая 2023 года (пятница).
Несоблюдение срока, установленного для оплаты отпуска, чревато для работодателя штрафом (). Более того, по мнению Минтруда, компанию могут оштрафовать даже в том случае, когда работник написал заявление на отпуск позже, чем за 3 дня до его предполагаемого начала ().
Хотя при таких обстоятельствах работодатель в принципе не может соблюсти требование ТК РФ о выплате отпускных за 3 дня до начала отпуска. Премии выплачиваются работникам по разным основаниям и с разной периодичностью.
Для целей расчета отпускных учитываются они по-разному.
Вариант уведомления об отпуске
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ 19 мая 2008 г. Бухгалтеру Сомовой Л.В.¦
¦ ¦
¦ Уведомление об отпуске ¦
¦ ¦
¦ Бухгалтер Л.В. Сомова извещается об очередном ежегодном отпуске¦
¦продолжительностью 28 календарных дней, предоставляемом согласно¦
¦утвержденному графику со 2 июня 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор ¦
¦ ООО "Пирамида" Зайцев Е.П. Зайцев ¦
¦ ¦
¦ С документом ознакомлена Сомова Л.В. Сомова ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рисунок
Можно воспользоваться и другим способом. Например, дополнить график отпусков (форма N Т-7) еще одним столбцом (одиннадцатым), который предназначен для отметок работников о том, что им известно о дате начала очередного отпуска. В этом случае график нужно предъявлять под роспись работнику в соответствующий срок (за две недели до отпуска). Обратите внимание: подобную корректировку графика отпусков работодатель обязательно оформляет отдельным приказом. Таково требование Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.
Примечание. Предлагаем вариант заголовка для дополнительного столбца: «С датой начала отпуска ознакомлен (дата, подпись)».
Перед тем как работник уйдет в отпуск, специалисту отдела кадров (в небольших организациях эти обязанности обычно выполняет бухгалтер) нужно подготовить приказ по форме N Т-6 или, если это группа сотрудников, по форме N Т-6а. С документом, подписанным руководителем или его уполномоченным лицом, дают ознакомиться работнику под расписку. Затем на основании приказов заполняют личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54 или N Т-54а) и определяют размер отпускных в записке-расчете по форме N Т-60. Отпускные положено выплачивать не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), поэтому рекомендуем готовить приказы заранее.
Заявление требуется только от сотрудников, которые уходят в первый ежегодный оплачиваемый отпуск, не отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). Для остальных работников достаточно графика и приказа руководителя, если, конечно, в графике указана полная дата, а не только месяц. В противном случае понадобится уточнить время и без заявления уже не обойтись.
Если работник выходит из отпуска раньше
Предположим, сотрудник вызван из отпуска или во время отпуска болел и вышел на работу, как только поправился, а неиспользованные дни решил отгулять потом. Так как отпускные выплачивают заранее, выходит, что их выдано больше, чем следовало, и требуется перерасчет.
Как быть с излишком? Его можно удержать из заработной платы, выдаваемой работнику уже после отпуска, или из суммы пособия по временной нетрудоспособности. Когда работник захочет взять оставшиеся дни, нужно будет заново рассчитать, начислить и выплатить отпускные.
Пример 7. ООО «Закат» применяет УСН. Мастер цеха М.К. Дятлов ушел в отпуск 21 августа 2008 г. на 14 календарных дней, полностью отработав расчетный период. Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, составили 276 000 руб. Отпускные были начислены 18 августа в размере 10 952,38 руб. (276 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. x 14 дн.). На руки выдана сумма за вычетом НДФЛ — 9528,38 руб. (10 952,38 руб. — 10 952,38 руб. x 13%). Однако работник использовал отпуск не до конца: в связи с производственной необходимостью вернулся на работу 1 сентября. Что понадобится сделать бухгалтеру?
Вместо 14 календарных дней М.К. Дятлов провел в отпуске 11, поэтому его отпускные придется пересчитать. За 11 дней ему полагалось 8605,44 руб. (276 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. x 11 дн.). Сумма к выплате — 7486,44 руб. (8605,44 руб. — 8605,44 руб. x 13%). Бухгалтеру необходимо сторнировать излишне начисленную сумму отпускных и удержанного НДФЛ. Переплату отпускных, равную 2041,94 руб. (9528,38 руб. — 7486,44 руб.), нужно удержать при выплате работнику заработной платы за сентябрь 2008 г. Если излишне удержанный у суммы отпускных НДФЛ был перечислен в бюджет, бухгалтеру также необходимо это учесть при перечислении налога за сентябрь.