Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистр налогового учета по налогу на доходы физических лиц за 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
- Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
- Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.
Форма и порядок хранения учетного регистра
Требование по ведению 1-НДФЛ на бумажном носителе с подписью ответственного лица не установлено. Допускается ведение учета в электронном виде без удостоверения ЭЦП. Хранение документа производится в течение 4 лет, установленных для архивации документов, предназначенных для подтверждения верности исчисления налогов. Отдельное указание о сроках хранения регистров в законодательстве отсутствует.
По окончании периода хранения документы подлежат утилизации. Для уничтожения документов, содержащих важные сведения личного характера о работниках, создается специальная комиссия. По факту утилизации составляются акты, включающие информацию о перечне документов, периоде их создания. При ликвидации предприятия документы налогового учета, касающиеся начислению заработной платы, в государственных архив не передаются.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
| Основание для наложения санкции | Размер штрафа |
| Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета | 10 000 рублей |
| Тоже, повторно | 30 000 рублей |
| Ст. 126 за отказ от предоставления документов | 200 рублей за каждый документ |
| Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации | От 300 до 500 рублей |
Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ
НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.
Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:
- состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
- разбивку их по налоговым ставкам;
- помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
- долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте: ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Для чего нужен регистр
Основное назначение регистра по НДФЛ – формирование показателей, необходимых для составления формы 2-НДФЛ. Таким образом, при разработке регистра удобнее использовать структуру именно этой справки. Тем более что коды видов доходов и вычетов берут из приложения к ней.
Поэтому, если за основу взята справка 2-НДФЛ, то форма налогового регистра должна включать в себя следующие сведения:
- наименование учреждения – налогового агента;
- данные человека, который получает облагаемый доход;
- виды доходов;
- виды налоговых вычетов;
- суммы доходов;
- даты выплаты доходов;
- налоговый статус физлица;
- даты удержания и перечисления налога в бюджет;
- дату и номер платежки на перечисление налога.
С 2021 года регистры будут использовать и для составления расчетов по НДФЛ, которые предстоит сдавать ежеквартально. Такие поправки в статью 230 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ . Но чиновники пока не утвердили форму расчета.
Разделы, в которых отражают доходы, выплаченные сотруднику, лучше заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой.
- имущественных налоговых вычетов по расходам на приобретение жилья и уплату процентов по ипотечному кредиту;
- социальных налоговых вычетов по взносам на добровольное пенсионное страхование (обеспечение);
- профессиональных налоговых вычетов по авторским договорам или договорам гражданско-правового характера на выполнение работ (оказание услуг).
Суммы вычетов, полагающихся физическому лицу и фактически ему предоставленных, необходимо показывать отдельно.
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Подробности см. здесь.
В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.
Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.
О нюансах читайте здесь.
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Подробности см. .
В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.
Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.
О нюансах читайте .
Реквизиты, которые стоит добавить
Как уже было указано выше, исходя из позиции Минфина России (письма от 18.04.2014 № 03-04-06/17867, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321), можно сделать вывод, что в налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.
Кроме того, поскольку регистр НДФЛ является основанием для заполнения справки 2-НДФЛ, то целесообразно в регистре отразить данные, необходимые для заполнения раздела 2 этой справки. По мнению автора, в регистре, кроме ИНН и ФИО физического лица, стоит указывать такие реквизиты, как дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, серию и номер документа, адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код региона, район, город, населенные пункт, улица, дом, корпус, квартира), адрес в стране проживания (код страны, адрес). В этом случае заполнить справку 2-НДФЛ будет проще.
Также, по мнению автора, в налоговом регистре следует фиксировать данные о предоставленных налоговых вычетах физическому лицу в течение налогового периода. Ведь такая информация необходима для заполнения справки 2-НДФЛ. Еще можно посоветовать добавить в налоговый регистр такой реквизит, как сумма дохода с учетом налоговых вычетов.
Образец формы налогового регистра по НДФЛ дан в приложении.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2020 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Регистр налогового учета рассчитан на один календарный год. Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заводить его нужно при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывайте в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ.
Регистры ведите помесячно и нарастающим итогом с начала года. Чтобы корректно заполнить этот документ, включите в него графу «Месяц налогового периода». В ней отражайте тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.
Разделы, в которых отражаются доходы, выплаченные сотруднику, целесообразно заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой. Например, по отпускным, выплаченным авансом.
Доходы группируйте по налоговым ставкам и разносите по разным разделам регистра.
Ответственность за нарушение порядка ведения учета по НДФЛ
Действующим налоговым законодательством предусмотрена обязанность ведения карточек по НДФЛ. Поскольку данный регистр был обязательным всегда независимо от наличия установленной формы, имеются отдельные разъяснения контролирующих органов о применении мер ответственности за нарушение предписанного порядка.
Так, в Письме ФНС РФ от 29.12.2012 N АС-4-2/22690 сказано: если налоговый орган в ходе проверок налоговых агентов выявит отсутствие учета объектов обложения НДФЛ в разрезе каждого физического лица, организация подлежит привлечению к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. А это штрафы: 10 000 руб. — если нарушения только в одном налоговом периоде, 30 000 руб. — если более чем в одном периоде. Если нарушение порядка ведения карточки по НДФЛ повлекло занижение налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 20% суммы неуплаченного НДФЛ, но не менее 40 000 руб.
Налог на доходы физических лиц регулируется Налоговым Кодексом Российской Федерации, часть II, глава 23.
НДФЛ – налог федеральный, прямой, личный. Данный налог уплачивается исключительно физическими лицами.
Налогоплательщиками, согласно статье 207 НК РФ, НДФЛ являются:
– физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ
– физические лица, получающие доходы от источников, в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ [14, с. 52].
К доходам согласно статье 208 НК РФ, полученным от источников в РФ, относятся:
1) дивиденды и проценты, полученные от организации, ИП
2) страховые выплаты;
3) доходы, полученные авторских или иных смежных прав;
4) доходы, от сдачи в аренду имущества;
5) доходы от реализации;
6) вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей;
7) пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты;
8) доходы, полученные от эксплуатации коммуникаций на территории РФ;
9) выплаты правопреемникам умерших застрахованных лиц;
10) иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в РФ [7, с. 112].
К доходам, полученным от источников в РФ, не относятся доходы физического лица, полученные им в результате проведения внешнеторговых операций, при условии, если:
1) поставка товара осуществляется физическим лицом не из мест хранения, находящихся на территории РФ;
2) к операции не применяются положения пункта 3 статьи 40 НК РФ;
3) товар не продается через обособленное подразделение иностранной организации в Российской Федерации.
Объектом налогообложения, в соответствии со статьей 209 НК РФ, признается доход, полученный налогоплательщиками:
1) от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ – для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
2) от источников в РФ – для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации [10, с. 96].
При определении налоговой базы, на основании статьи 210 НК РФ, учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки.
При этом при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
В соответствии со статьей 223 НК РФ дата фактического получения доходов иного характера определяется как день:
1) выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц – при получении доходов в денежной форме;
2) передачи доходов в натуральной форме – при получении доходов в натуральной форме;
3) уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг – при получении доходов в виде материальной выгоды.
Доходы физических лиц облагаются различными налоговыми ставками, в зависимости от источника дохода, указанными в статье 224 НК РФ:
1. Налоговая ставка устанавливается в размере 13% на все доходы, за исключением нижеследующих.
2. Налоговая ставка устанавливается в размере 35% в отношении:
– стоимости любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг стоимостью не более 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ);
– процентных доходов по вкладам в банках в части превышения размеров, указанных в статье 214.2 НК РФ;
– суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных (кредитных) средств, если заимодавцы являются взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику.
3. Налоговая ставка устанавливается в размере 30% в отношении всех доходов, получаемых физлицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, за исключением доходов, получаемых в виде дивидендов от долевого участия в деятельности российских организаций, в отношении которых налоговая ставка устанавливается в размере 15%.
4. Налоговая ставка в размере 9% устанавливается:
- в отношении доходов от долевого участия в деятельности организаций, полученных в виде дивидендов физлицами, являющимися налоговыми резидентами РФ.
- в отношении доходов в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием.
Сумма налога исчисляется как соответствующая налоговой ставке процентная доля налоговой базы. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля (ст. 225 НК РФ).