Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников: правила расчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Нанять больше людей, но нет денег
В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:
- Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
- Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
- Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
- Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.
Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитывают только тех сотрудников, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность — более широкий показатель. При подсчете учитывают не только наемных сотрудников, но и совместителей, работников по договору ГПХ, отпускников и сотрудников на больничном. Важно: человек должен проработать в организации более одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет больше одной ставки, для данного показателя он считается как один человек — в соответствии с основной работой. Если это внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2023 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».
Для характеристики трудового потенциала предприятия используется целая система показателей. Количественная характеристика персонала измеряется в первую очередь такими показателями, как списочная, явочная и среднесписочная численность работников.
Списочная численность – это количество работников списочного состава на определенную дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. Она учитывает численность всех работников предприятия, принятых на постоянную, сезонную и временную работу.
Явочная численность характеризует число работников списочного состава, явившихся на работу в данный день, включая находящихся в командировках.
Среднесписочная численность – это численность работников в среднем за определенный период (месяц, квартал, год). Среднесписочная численность работников за месяц определяется как частное от деления суммы всех списочных данных за каждый день на календарное число дней в месяце. При этом в выходные и праздничные дни показывается списочная численность работников за предыдущую дату.
Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы предприятия в квартале (году) и деления полученной суммы на 3 (12).
Движение работников на предприятии (оборот) характеризуют следующие показатели:
1) коэффициент оборота по приему – это отношение численности всех принятых работников за данный период к среднесписочной численности работников за тот же период;
2) коэффициент оборота по выбытию — это отношение всех выбывших работников к среднесписочной численности работников;
3) коэффициент текучести кадров — это отношение выбывших с предприятия по неуважительным причинам (по инициативе работника, из-за прогулов и др.) к среднесписочной численности (определяется за определенный период).
При составлении баланса рабочего времени определяют число дней или часов, которое следует отработать каждому рабочему в течение планового периода, число дней неявок на работу, среднюю продолжительность рабочего дня одного среднесписочного рабочего.
В балансе рабочего времени различают три категории фонда времени: календарный, номинальный и эффективный.
Календарный фонд равен числу календарных дней планового периода, а номинальный (при условии прерывного производства) – календарному с учетом вычета выходных и праздничных дней.
Номинальный фонд за вычетом неявок вследствие болезни, отпусков и выполнения общественных и государственных обязанностей составляет эффективный (полезный) фонд рабочего времени.
Качественная характеристика персонала представлена показателем производительности труда. Производительность труда – это его эффективность, результативность. Для измерения производительности труда используются два показателя: выработка и трудоемкость.
Выработка – это количество продукции, произведенной в единицу рабочего времени или приходящейся на одного среднесрочного работника в год (квартал, месяц). Это наиболее распространенный и универсальный показатель труда. Для его измерения используют натуральные, условно-натуральные и стоимостные (денежные) единицы измерения.
В зависимости от единицы измерения рабочего времени различают показатели выработки:
— на один отработанный человеко-час (часовая выработка);
— один отработанный человеко-день (дневная выработка);
— на одного среднесписочного рабочего в год, квартал или месяц (годовая, квартальная или месячная выработка) или на одного работающего за те же периоды времени.
Группы работников, не включаемые в расчет списочного состава
Трудящиеся, не включенные в ССР, формируют несписочный состав работников (НСР). Это перечень нанятых лиц, не отражаемых в статформах.
Действующие нормы определяют, что специалист может включаться либо в одну, либо в другую категорию, но не в обе сразу.
Не включаются в списочный состав работники:
- единоразово нанятые на работу по соглашению ГПХ;
- трудоустроенные в качестве внешних совместителей;
Внутренние совместители, оформленные на две должности внутри хозсубъекта, включаются в ССР.
- делегированные в другую компанию без сохранения зарплаты;
- делегированные компанией для получения образования с отрывом от работы;
Исключаются из ССР, но не формируют НСР уволившиеся в положенный по закону срок, до его истечения или в одностороннем порядке, без извещения администрации.
Расчет среднесписочной численности работников
ССЧ или среднесписочная численность сотрудников – это численность сотрудников предприятия в среднем за какой-либо определённый период. Определять эту величину требуется для статистического учёта и налогообложения. По закону (п.
7 ст. 5 закона от 30. 12. 2006 № 268-ФЗ) каждый ИП и руководитель организации должны подавать эти данные в налоговую службу ежегодно.
Также данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы при подтверждении прав и льгот при исчислении налогов предприятиям, в которых используется труд инвалидов.
Явочная и списочная численность работников
Одним из экономических показателей рабочей деятельности предприятий является численность сотрудников. Измерение может вестись несколькими способами, в результате чего рассчитывается за определенный период явочная численность, а также списочная и среднесписочная. В чем заключается разница между этими понятиями?
Явочная численность показывает сколько работников из списочного состава компании фактически вышло на работу в конкретный день. В расчет включаются также и лица, отправленные в командировки, что отражается дополнительно с помощью соответствующих обозначений в табеле. Этот показатель применяется при анализе эффективности работы персонала в компании, управлении трудовыми ресурсами, расчете зарплаты и т.д.
Списочная численность характеризует общую численность персонала организации. В расчет берутся все сотрудники, включая оформленных на полный и неполный день, работающих пенсионеров, сезонных и временных сотрудников, дистанционных специалистов, надомников, внутренних совместителей и т.д. Обязательно учитываются также и лица, находящиеся на больничных, в отпусках и командировках. Не включаются граждане, привлеченные на основании ГПД и/или подрядных договоров, и внешние совместители, поскольку они уже учтены у основного работодателя. Показатель применяется при составлении различных статистических отчетов и других форм.
Среднесписочная численность определяется из списочной, как средний показатель за заданный временной период. Этот показатель в основном используется при представлении различной отчетности в налоговые органы, статистику, фонды. Для расчета значения за месяц необходимо просуммировать число явок и неявок за каждый рабочий день, а затем разделить полученную величину на календарные дни.
Учёт неполного рабочего времени
В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».
Для этого надо:
- Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
- Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.
| Продолжительность рабочей недели | Продолжительность рабочего дня при 5-ти дневной неделе | Продолжительность рабочего дня при 6-ти дневной неделе |
| 40 часов | 8 часов | 6,67 часов |
| 36 часов | 7,2 часа | 6 часов |
| 24 часа | 4,8 часа | 4 часа |
Различия показателей, их применение
Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.
Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.
В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.
Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:
- определение выработки рабочего времени;
- контроль соблюдения производственного процесса;
- учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
- сбор информации о фактически отработанных часах;
- исчисление фонда оплаты труда;
- формирование статистических отчетов по труду.
Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.
Списочная численность
Полный перечень работников, которые учитываются в списочном составе, содержит п. 88 Постановления. Представим его ниже, а пока предложим запомнить несколько правил расчета списочной численности:
1. В списочную численность включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Проще говоря, те, с которыми заключен трудовой договор (как срочный, так и бессрочный) и которые выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более.
2. При расчете показателя учитываются собственники организаций, работавшие и получавшие заработную плату в своей фирме.
3. В списочной численности работников за каждый календарный месяц учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на рабочем месте по каким-либо причинам (например, заболевшие или совершившие прогул).
4. Списочная численность за каждый день должна совпадать с данными табеля учета рабочего времени работников.
Фрагмент документа. Пункт 88 Постановления Росстата от 20.11.2006 N 69.
Работники, которые не включаются в списочный состав, перечислены в п. 89 Постановления. Их не так много, поэтому советуем всех запомнить:
- внешние совместители;
- выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
- работающие по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
- переведенные на работу в другую организацию без сохранения заработной платы, а также направленные на работу за границу;
- направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Такие работники исключаются из списочной численности с первого дня невыхода на работу;
- собственники организации, не получающие заработную плату;
- адвокаты;
- военнослужащие.
Справка. Следующие категории работников учитываются в списочной численности: единицы за каждый календарный день:
- надомники,
- внутренние совместители,
- работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
- лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.
Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников
Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом. Сумму работников списочного состава за все дни работы нужно поделить (как ни странно) на общее количество календарных дней в месяце (п. 90.8 Постановления). Подобная ситуация может возникнуть у вновь образованной фирмы (не с начала месяца) или у организации с сезонным характером работы. Если такой организации требуется рассчитать показатель за квартал или за год, то независимо от продолжительности работы в периоде необходимо складывать среднесписочную численность за месяцы работы и делить на полное количество месяцев в периоде. Например, если фирма, образованная в ноябре 2007 г., хочет рассчитать показатель за весь 2007 г., то она должна сложить среднесписочную численность работников за ноябрь и декабрь и полученное значение разделить на 12.
Пример 2. Вновь образованное ООО «Любава» начало осуществлять деятельность с 25 октября 2007 г. На эту дату списочная численность работников составляла 4 человека. 30 октября еще с тремя людьми были заключены трудовые договора. До конца 2007 г. никакого движения кадров не происходило.
График работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя.
Рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2007 г.
1. Списочный состав работников за октябрь приведен в таблице 2:
Списочная численность работников ООО «Любава» в октябре 2007 года
|
Число месяца |
Списочная численность, |
В том числе включаются в |
|
25 октября |
4 |
4 |
|
26 октября |
4 |
4 |
|
27 октября |
4 |
4 |
|
28 октября |
4 |
4 |
|
29 октября |
4 |
4 |
|
30 октября |
7 |
7 |
|
31 октября |
7 |
7 |
|
Итого |
34 |
34 |
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2021 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Кто входит и не входит в ССЧ
Главным требованием к расчету численности является учет всех сотрудников предприятия, с которыми на период составления отчетности заключен трудовой договор.
Сотрудники, которые отсутствуют на рабочем месте, также учитываются при условии, если:
- Персонал по поручению предприятия находится в командировке, и в соответствии с Трудовым кодексом за ним сохраняется сумма заработной платы.
- Сотрудник не явился на рабочее место по причине болезни.
- Сотрудник во время рабочего процесса является представителем предприятия и выполняет государственные или общественные права и обязанности.
Работники, которые в соответствии со стандартами Росстата не включаются в списочную численность:
- Приобщены к работе по совмещению со сторонней организацией.
- Производят хозяйственную деятельность по договору ГПХ.
- Составили заявление об увольнении без предупреждения руководящего состава предприятия и закончили преждевременно исполнять должностные обязанности.
Существует категория сотрудников, которые временно не включаются в среднесписочную численность:
- женщины, находящиеся в декрете по беременности или уходу за ребенком;
- работники, которые находятся в отпуске по причине усыновления;
- работающие лица, которые на определенный отчетный период пользуются бесплатным отпуском по причине поступления в высшее учебное заведение либо сдачи экзаменов.