Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оборотно сальдовая и шахматная ведомости». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.
Возможности шахматной ведомости
Простота записи данных в документе позволяет одномоментно выявить неверный показатель, разноску по счетам с арифметическими ошибками. Наглядность учетных данных – основное достоинство формы. Одновременно шахматная ведомость не позволяет выявить ошибки в случаях:
- отсутствия двойной записи по счетам;
- записи неправильной проводки по счетам с одинаковыми суммами;
- записи верной корреспонденции с неверными суммами.
При необходимости шахматную разноску можно составить в более укрупненной форме, в разрезе счетов аналитического учета. Ведомость, составляемая для аналитического учета, представляет собой документ в разрезе одного синтетического счета, объединяющего разноску по субсчетам. Шахматная ведомость, составленная по данным аналитического учета, имеет значимую контролирующую функцию.
Особый интерес составление шахматной ведомости в аналитике представляет для счетов, ведение которых осуществляется в денежном и количественном исчислении. В учете используется количественно-суммовая ведомость. Колонки документа имеют запись о количестве ТМЦ и суммовой оценке активов.
Порядок составления шахматной таблицы и оборотно-сальдовой ведомости
Оборотными ведомостями называют специальные таблицы, в которых проводятся обобщение и проверка данных всех учетных объектов.
Оборотные ведомости составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам за каждый отчетный период.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам — это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам, заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В ней записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок.
- 1. Начальное сальдо. Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного периода.
- 2. Обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год). Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной … записи операций на счетах в одинаковой сумме.
- 3. Конечное сальдо. Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту вытекает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.
Двойственное отражение — это запись хозяйственной операции в дебет одного и в кредит другого счета в одинаковой сумме. При автоматизации учета ошибки исключены. Равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойственном отражении хозяйственных операций на счетах.
Ошибки, которые не выявляет оборотная ведомость при записях хозяйственной операции на счетах:
- — правильная корреспонденция счетов с одинаково неверной суммой;
- — неверная корреспонденция счетов с одинаково правильной суммой;
- — не указана корреспонденция счетов по хозяйственной операции.
Равенство итогов оборотной ведомости при таких ошибках не нарушается.
Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам — контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.
Для проверки правильности записей по аналитическим счетам данные оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными своего синтетического счета — они должны быть равны.
Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели натуральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения аналитических счетов.
Особенности составления оборотно-сальдовой ведомости:
- — итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать, быть точными и обоснованными как по отчетности в целом, так и по каждому счету и субсчету в отдельности;
- — на начало года сальдо по всем счетам должны соответствовать показателям оборотно-сальдовой ведомости на конец прошлого года;
- — не должно быть образования минусового или кредитового значения на сальдо по активным и имущественным счетам, а также формирования минусового или дебетового значения на сальдо пассивных счетов. На балансовых счетах 90,91 и 99 сальдо должно отсутствовать на начало и конец отчетного года;
- — должно быть подтверждение данных инвентаризации по сальдо на конец отчетного пода по счетам активов и пассивов по имуществу, расчетам, обязательствам, контрагентам и прочее;
- — проверить логичность и соответствие сальдо и оборотов по взаимосвязанным счетам. К примеру, проведите расчет, который подтвердит, что обороты по счету 90.3 «НДС» соответствует обороту по счету 90.1 «Выручка». Это можно определить, умножив показатель счета 90.1 на соответствующую ставку по НДС. В итоге получиться значение равное счету 90.3. Проведите аналогичные подтверждающие расчеты по прочим взаимосвязанным счетам;
- — нельзя проводить зачет в бухгалтерской отчетности между статьями пассивов и активов, убытков и прибылей, за исключением случаев, когда это прописано положении по бухгалтерскому учету. На основании данного правила, сальдо по обязательствам в ведомости должно быть отражено «развернуто», т.е. без суммирования. Другими словами, имеющееся дебетовое сальдо отражается в соответствующей статье актива баланса, а кредитовое — по статье пассива. Отражать свернутую сумму можно в том случае, если организация имеет отложенные налоговые активы и обязательства, которые учитываются при определении налога на прибыль.
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.
Шахматная ведомость: пример заполнения
Заполнять шахматную ведомость совсем не сложно даже вручную. Данные об оборотах по счетам берутся из журналов-ордеров или прямо из главной книги. Никаких дат и расшифровок ставить не нужно, так как это регистр для синтетического учета, без аналитики. Столбцы по кредиту можно озаглавить не только номерами самих счетов, но и номерами соответствующих журналов и ведомостей, откуда взяты данные.
Сумма оборота за период, например, месяц, ставится в ячейке на пересечении дебита и кредита соответствующих номеров счетов. Брать нужно сводный оборот за период.
Предположим, что ООО «ВЕСНА» в январе 2020 года сдало на расчетный счет наличную выручку в сумме 250 000 рублей суммарно. Все проводки по этой операции выглядели как:
Дт 51 Кт 50.
Многие компании для постановки бухгалтерского учета используют комплексные программные продукты 1С. В ней можно выделить следующие формы отображения оборотно-сальдовой ведомости:
Составление таблицы синтетических счетов (код 0250) — классический анализ деятельности по синтетическим счетам расчетным методом. Сальдо на начало периода увеличивается или уменьшается на обороты и показывает сальдо на конец. Основной способ проверки: тройное равенство (по дебету и кредиту начальный и конечный остатки, а также обороты — принцип двойной записи).
Также можно сделать ведомость с разбивкой по субсчетам. Например, 68 счет имеет в своем составе данные по НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и другие.
Внимание! Ведомость по коду 0250 часто просят предоставить в налоговую инспекцию по требованию об истребовании документов в случае камеральной проверки.
Возможности шахматной ведомости
Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.
Простота записи данных в документе позволяет одномоментно выявить неверный показатель, разноску по счетам с арифметическими ошибками. Наглядность учетных данных – основное достоинство формы. Одновременно шахматная ведомость не позволяет выявить ошибки в случаях:
- отсутствия двойной записи по счетам;
- записи неправильной проводки по счетам с одинаковыми суммами;
- записи верной корреспонденции с неверными суммами.
При необходимости шахматную разноску можно составить в более укрупненной форме, в разрезе счетов аналитического учета. Ведомость, составляемая для аналитического учета, представляет собой документ в разрезе одного синтетического счета, объединяющего разноску по субсчетам. Шахматная ведомость, составленная по данным аналитического учета, имеет значимую контролирующую функцию.
Принцип составления документа на предприятии
Форма имеет строгую разбивку по дебету (вертикаль) и кредиту (горизонталь) счетов. В клетке пересечения производится запись суммового показателя. Данные ведомости можно расширить – использовать одновременно с учетом сальдо на начало периода и выводом остатка. Документ называется шахматным балансом и является аналогом главной книги. Порядок заполнения формы:
| Действие | Пояснения |
| Запись суммы осуществляется однократно, на пересечении корреспонденции счетов | При разноске учитывается дебет и кредит счета операции |
| Данные дебета и кредита активно-пассивных счетов указывают отдельно | При ведении записи используется развернутое сальдо по счетам |
| По каждому кредиту и дебету выводится остаток | Суммы кредита и дебета выводятся по вертикали и горизонтали отдельно |
| Итог суммируется | Итог сумм, указанный в нижнем правом углу, по вертикали и горизонтали должен совпасть. |
При внесении показателей ручным способом исполняется порядок, соответствующий правилу составления двойной записи. Определяется счет по дебету, сумма и корреспонденция по кредиту. Разноска по кредиту формируется в безусловном порядке и не требует дополнительного контроля.
Ведомость для малых предприятий
В обороте малых предприятий, отличающихся ограниченным количеством счетов учета и незначительным числом операций, используется шахматная ведомость образца № В-9. Составление документа производится ежемесячно, с открытием документа на начало месяца. Особенность бланка состоит в расположении по вертикали счетов учета, по горизонтали – ведомостей. Нумерация и данные располагаются в порядке возрастания.
По истечении месяца производится подсчет дебетовых оборотов по счетам и кредитовые ведомостям.
Данные дебетовых оборотов ведомостей подлежат сверке с дебетовыми и оборотами счета. Полученная сумма должна совпасть с кредитовыми оборотами. По итогам ведомости определяют конечное сальдо для переноса данных на новый отчетный ежемесячный период. Шахматная ведомость удобна своей детализацией и позволяет исключить счетную ошибку.
Сведения о финансовом взаимодействии с покупателями в организации отражаются по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В качестве таковых могут выступать юридические лица и предприниматели, заключившие с организацией договор на приобретение продукции или услуг.
Учитывая, что в расчетах могут присутствовать предоплата, авансовые платежи, взаимозачеты, счет 62 носит активно – пассивный характер. Дебетовое сальдо по счету 62 свидетельствует о наличии задолженности покупателей. Если остаток кредитовый, то это означает получение предоплаты без осуществления отгрузки товара.
Общая сумма сальдо по счету 62 показывает итоговое состояние расчетов со всеми заказчиками, поэтому для выявления более подробной картины целесообразно вести учет задолженности по всем покупателям. Кроме того, современная автоматизация данных позволяет вести расчеты в соответствии с каждым заключенным договором. Данные 62 счета должны соответствовать сформированным актам сверки с контрагентами.
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.
Частые вопросы про шахматную ведомость
Вопрос №1. Используются ли при составлении «шахматки» данные, учтенные за балансом?
При составлении формы данные по забалансовым счетам не используются.
Вопрос №2. Имеется ли необходимости выведения документа на печать и хранение с документами бухгалтерского учета?
Шахматная ведомость используется для контроля верности разноски и не является обязательным документом бухгалтерского учета. Порядок хранения определяют учетные работники.
Вопрос №3. Возможно ли сократить объемность шахматной ведомости?
Ряд предприятий с использованием большого числа рабочих счетов, значительного количества работников бухгалтерии ведет контроль данных только одной стороны проводки, например, кредита. При совпадении суммы с оборотом по дебету разноска данных считается верной. В случае нестыковки данных проверке подлежат обе части составляющих ведомости.
Вопрос №4. Можно ли использовать данные шахматной ведомости для анализа показателей деятельности?
Несмотря на то, что информация шахматной ведомости во многих организациях считается устаревшей формой контроля, документ позволяет получить оперативные текущие данные о движении денежных средств, источниках формирования активов, основных составляющих себестоимости, налогообложения и провести предварительный анализ оборачиваемости средств.
Как заполнять ведомость
При составлении следует учитывать некоторые правила. Начинать заполнение следует с подготовительного этапа. В первую очередь бухгалтер должен указать полное наименование организации. Затем заполняют табличную часть документа. По горизонтали и по вертикали табличной части документа впишите рабочие счета, которые организация использует для ведения бухучета. Счета следует указывать по возрастанию (01-99). Неиспользуемые бухсчета можно не указывать.
Переходим к регистрации бухгалтерских данных в шахматной ведомости.
В документ вносятся совокупные обороты в разрезе бухгалтерских счетов. Новые записи осуществляются одновременно по дебету и по кредиту по методу двойной записи с учетом счетов, указанных по вертикали и горизонтали таблицы, как показано на картинке.
Например, отразим в учетном регистре следующие проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Материальные запасы отпущены в производство | 20 | 10 | 300 000,00 |
| Наличные поступили в кассу учреждения с расчетного счета | 50 | 51 | 34 000,00 |
| Произведена оплата поставщику | 60 | 51 | 279 000,00 |
| Начислена заплата основного персонала | 20 | 70 | 57 000,00 |
| Выдан аванс работникам из кассы | 70 | 50 | 28 000,00 |
| Материалы получены от поставщика | 10 | 60 | 279 000,00 |
| Начислены налоги на заработную плату | 70 | 68 | 7410,00 |