Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за неиспользованный отпуск: расчет, учет, налоги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кладовщик ООО “Прогресс” Карпова Н.Н. устроилась на работу 15 июня 2020 года, а увольняется 28 июня 2022 года. Её оклад — 35000 рублей, премий и надбавок не предусмотрено. Общая сумма дохода за год 420000 рублей.
Расчёт дней неиспользованного отпуска
На данном этапе нужно принять во внимание следующие данные:
- день расторжения трудового договора с работником;
- продолжительность отработки в текущем году;
- число дней отпуска, накопленные работником на дату увольнения.
Законодательно установлено, что проработавший не менее 11 месяцев работник имеет право на получение полную компенсации, соответствующей 28 календарным дням отпуска.
При стаже работы менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально отработанному периоду. Например при длительности работы в 6 месяцев, сотрудник получит компенсацию за 14 дней отпуска (6/12 х 28).
Формула расчёта количества дней неиспользованного отпуска:
ДНО = (ДО / 12) × ПОМ,
- ДО – длительность ежегодного отпуска;
- 12 — количество месяцев в году
- ПОМ – количество полностью отработанных месяцев в году.
Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск
Она уже была в отпуске длительностью 28 календарных дней в августе 2021 года. Нужно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.
Начнём с подсчёта общего стажа работы:
- 15.06.2020 — 14.06.2021 — 12 месяцев;
- 15.06.2021 — 14.06.2022 — 12 месяцев;
- 15.06.2022 — 28.06.2022 — 0 месяцев, т.к.это 14 дней, что меньше половины месяца.
Кому полагается компенсация
Каждому работнику, с которым заключен трудовой договор, предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней с сохранением должности и заработной платы (в соответствии со ст. 114 ТК РФ). Основной отпуск предоставляется за каждый отработанный рабочий год. Точкой отсчета начала рабочего года становится момент подписания трудового договора. Использовать отпуск может работник, проработавший у работодателя не менее 6 месяцев.
Согласно ТК РФ, отпуск компенсировать можно в следующих случаях:
- При наличии дополнительного либо удлиненного отпуска на количество дней, превышающих положенные 28 календарных дней.
- При окончательном расчете с сотрудником при его увольнении.
Отдельным категориям работников, указанных в ТК РФ и иных федеральных законах, либо положен дополнительный оплачиваемый отпуск, либо удлиняется основной.
На эти дни и можно компенсировать отпуск. Например, к таким категориям относятся:
- работники, которым не исполнилось 18 лет;
- инвалиды (согласно закону «О социальной защите инвалидов в РФ» №181-ФЗ от 24.11.1995);
- работники, имеющие звание «Ветеран труда» и граждане пожилого возраста;
- работники, чьи условия труда признаются вредными и опасными;
- работники, которые работают в режиме ненормированного рабочего времени по трудовому договору;
- работающие в районах Крайнего Севера и в других регионах, приравненных к ним;
- спортсмены и тренеры;
- педагогические работники;
- сотрудники полиции и другие категории работников.
Компенсация отпуска при увольнении
При увольнении сотрудника организация обязана компенсировать ему неиспользованный отпуск, если он работал по трудовому договору и не менее половины месяца. В соответствии со ст. 140 ТК РФ рассчитывают сотрудника в день его увольнения, который является последним его рабочем днем. Компенсацию назначают на то количество дней, которое не было использовано за рабочие годы в организации, длительность работы при этом не играет роли. Количество дней суммируется не только с остатком ежегодного оплачиваемого отпуска, но еще и с остатками удлиненного и дополнительного отпусков, если таковые были положены сотруднику.
Нормы расчета количества компенсируемых дней указаны в ст. 114, 115, 121 ТК РФ и в п. 28, 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках.
Если сотрудник работал еще как совместитель, то он должен получить компенсацию за все неиспользованные отпуска. При расчете компенсации необходимо руководствоваться приказами, подписанным руководителем. Однако не стоит забывать, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении сотрудника мы можем удержать за ранее оплаченный и использованный отпуск.
Если работник продолжает трудиться в организации…
Статья 126 ТК РФ разрешает работодателю (Внимание! Это его право, а не обязанность.) по соглашению с работником заменить последнему часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией. При этом компенсировать деньгами основной отпуск за текущий год нельзя (Письмо Минфина России от 08.02.2006 N 03-05-02-04/13.)
К сожалению, указанная статья нечетко определяет ситуацию и может быть прочитана двояко. С одной стороны, можно предположить, что из имеющегося количества дней неиспользованного отпуска (например, работник не был в отпуске 3 года, значит, у него накопилось 84 дня отпуска) 28 дней он должен отгулять в любом случае, а оставшиеся 56 дней (84 — 28) попросить заменить денежной компенсацией.
С другой стороны, ст. 126 ТК РФ может быть расценена следующим образом. Предположим, что работнику полагается основной отпуск — 28 дней и дополнительный — продолжительностью 3 дня, который присоединяется к основному. Два года он их не получал. В результате 56 дней основного отпуска ему надо предоставить днями отдыха, и только накопившиеся дополнительные 6 дней могут быть компенсированы в денежной форме.
Подпунктом 2 п. 1 ст. 238 НК РФ определено, что компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая увольняющемуся работнику, не облагается ЕСН (Письма Минфина России от 17.09.2003 N 04-04-04/103, УМНС по г. Москве от 29.03.2004 N 28-11/21211), а также взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ ) и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, далее — Перечень , п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ).
Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ».
Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765.
Утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.
Для компенсаций, выплачиваемых по письменному заявлению работников, которые продолжают трудиться в организации, установлены иные правила налогообложения. По мнению Минфина, такие выплаты подлежат обложению ЕСН на общих основаниях (Письма Минфина России от 08.02.2006 N 03-05-02-04/13, от 16.01.2006 N 03-03-04/1/24, УФНС по г. Москве от 15.08.2005 N 21-11/57993). Кроме того, бухгалтер не должен забывать и о взносах в ФСС.
Примечание. В случае если в соответствии с положениями гл. 25 Кодекса расходы по выплате работнику компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации, то данная выплата подлежит налогообложению единым социальным налогом. В противном случае указанная компенсация не признается объектом налогообложения единым социальным налогом (Письмо Минфина России от 13.01.2006 N 03-03-04/1/24).
Обратите внимание: Информационным письмом Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106 разъяснено, что п. 3 ст. 236 НК РФ не предоставляет налогоплательщику права выбора, по какому налогу (единому социальному или налогу на прибыль) уменьшать налоговую базу по налогу на сумму соответствующих выплат. Другими словами, если налогоплательщик имеет право отнести на затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск, то на них он должен начислить ЕСН.
Пример 3. В соответствии со ст. 119 ТК РФ организация предоставляет работнику с ненормированным рабочим днем ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определена коллективным договором и составляет 3 календарных дня.
Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Когда работник уходит с занимаемой должности в текущем году, после того, как отбыл в отпуске, компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск ему не насчитываются. И, соответственно, не выплачиваются. Во всех других случаях, в расчет берется не только основной, но и отпуск, предоставляемый дополнительно, как разновидность гарантий для некоторых лиц. Он может предоставляться отдельным категориям сотрудников. Например, лица, работающие в опасных или вредоносных рабочих местах, имеют больше дополнительных дней отпуска, чем клерк из офиса. В соответствии с этим, и насчитываются компенсации, в случае увольнения такого сотрудника, если отпуск свой он не использовал.
Важный нюанс: если сотрудник увольняется с работы по переводу, ему также следует сделать компенсационные выплаты за отпуск, который он не использовал. Это касается не перевода из одного филиала в другой, так как работодатель остается один и тот же. Данное правило применимо к сотрудникам, которых переводят в рамках одного холдинга. Выплачивая компенсацию, работодатель обязан провести обязательные налоговые отчисления.
Для того, чтобы определить налоговую базу при выплате компенсации, нужно правильно провести расчет дней неиспользованного отпуска. Полное количество дней (не менее 28) насчитываются работнику, который проработал на предприятии 11 месяцев. В остальных случаях, происходит расчет дней отпуска в соответствии с количеством отработанных месяцев. Получается, в среднем, 2 дня отпуска на каждый месяц труда. Количество дней отпуска устанавливается в организации для каждой должности отдельно, но не должно быть меньше, чем установленный законом минимум.
Выплаты в силовых структурах
Компенсации отпусков работников МЧС, ВС РФ и ликвидаторам аварии на ЧАЭС имеют особенности, установленные министерскими законами. На лиц, служащих в ВС РФ, МЧС или имеющих льготы как ликвидатора техногенной аварии, не распространяются положения ТК РФ.
Особенности выплаты компенсаций по министерствам:
| Оплата | ВС РФ | МЧС | Ликвидаторы ЧАЭС |
| Характеристика отпуска | Определяется в зависимости от стажа | Установлен в зависимости от стажа | 14 дней ежегодно |
| Оплата отпуска | В сумме ежемесячного
денежного довольствия (ДД) |
В размере ДД, положенного на день выхода в отпуск | Рассчитывается по аналогии с обычными видами отпусков |
| Право на отпуск при увольнении | Имеется | Имеется | Имеется |
| Компенсация невостребованного
отпуска |
Не производится | Выплачивается в зависимости от основания увольнения в полном объеме или пропорционально периоду | Не производится |
Особенность оплаты отпусков лицам, служащим по контракту, состоит в отсутствии расчета по среднему заработку. При выходе в отпуск лица получают тот же размер довольствия, положенного им на дату наступления отпуска. Аттестованные служащие МЧС при увольнении получают компенсацию по сумме, положенной при выходе в отпуск.
Порядок расчета числа компенсируемых дней при увольнении
При увольнении важно учесть то, что работник в отдельные годы мог не использовать несколько дней причитающегося отпуска. При неполном отработанном годе каждый месяц, который отработан у этого работодателя должен быть рассчитан исходя из доли отпускных дней:
Число дней отпуска / 12 месяцев
При отпуске 28 дней за каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска, который может быть округлен в пользу работника.
Исходя из этого необходимо рассчитать:
- общий трудовой стаж в организации
- общее число дней полагающегося отпуска за все годы работы
- число использованного отпуска
- разницу между положенным и использованным отпуском
Пример расчета компенсируемых дней
Работник трудоустроился в организацию с 10 июля 2015 года. Увольняется с 13 августа 2022 года. Продолжительность отпуска 28 дней. За первый год работы использовано 21 день, за второй – 28, за третий – 14.
Таким образом, при увольнении за неиспользованный отпуск компания должна рассчитать размер компенсации.
| Показатель | Порядок расчета | Результат |
| общий трудовой стаж в организации | 3 года, 1 месяц | |
| общее число дней полагающегося отпуска за все годы работы | 28 * 3 года + 28 / 12 * 1 мес. | 86,33 дня |
| число использованного отпуска | 21 + 28 + 14 | 63 дня |
| разниц между положенным и использованным отпуском | 86,33 – 63 | 23,33 дня |
Компенсация должна быть начислена за 23,33 дня.
Компенсация за неиспользованный отпуск проводки
Ситуация: как внести исправления в учет, если компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, по ошибке не была начислена и выплачена сотруднику. Ошибка обнаружена после сдачи декларации по налогу на прибыль за отчетный период, но до сдачи годовой бухгалтерской отчетности.
В этом случае возникает ситуация, когда в налоговом учете исправления производятся в прошлых месяцах, а в бухучете — в текущем месяце. Поэтому в месяце, когда компенсация должна была быть начислена, возникает налогооблагаемая временная разница (п. 12 ПБУ 18/02). Она приводит к образованию отложенного налогового обязательства, которое нужно отразить в бухучете (п. 15 ПБУ 18/02). Однако сделать это задним числом нельзя (п. 11 указаний, утвержденных приказом Минфина России № 67н). Организация может отразить отложенное налоговое обязательство лишь в момент исправления ошибки в бухучете. Но в этот же момент она должна и списать его (п. 18 ПБУ 18/02). Поэтому делать проводку одновременно по начислению и списанию отложенного налогового обязательства в этом случае нецелесообразно.
Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ). В отчетности дата получения дохода отражается по стр. 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ. Ее определение зависит от вида дохода. Для компенсации за неиспользованный отпуск и других сумм при увольнении доход будет получен в день его выплаты налогоплательщику (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
В 1С для нашего примера дата фактического получения дохода указана в поле Дата документа Списание с расчетного счета. PDF
В форме 6-НДФЛ начисление и выплата ежегодного отпуска отражается в:
Разделе 1 «Обобщенные показатели»:
- стр. 020 — 55 400, сумма начисленного дохода;
- стр. 040 — 7 202, сумма исчисленного налога;
- стр. 070 — 7 202, сумма удержанного налога.
Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF
- стр. 100 — 19.09.2019, дата фактического получения дохода;
- стр. 110 — 19.09.2019, дата удержания налога.
- стр. 120 — 20.09.2019, срок перечисления налога.
- стр. 130 — 55 400, сумма фактически полученного дохода.
- стр. 140 — 7 202, сумма удержанного налога.
Порядок расчета числа компенсируемых дней при увольнении
При увольнении важно учесть то, что работник в отдельные годы мог не использовать несколько дней причитающегося отпуска. При неполном отработанном годе каждый месяц, который отработан у этого работодателя должен быть рассчитан исходя из доли отпускных дней:
Число дней отпуска / 12 месяцев
При отпуске 28 дней за каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска, который может быть округлен в пользу работника.
Исходя из этого необходимо рассчитать:
- общий трудовой стаж в организации
- общее число дней полагающегося отпуска за все годы работы
- число использованного отпуска
- разницу между положенным и использованным отпуском
Особые обстоятельства расчета
Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:
- при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
- даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).
Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.
ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Правила расчета неотгуленного отпуска при увольнении
Процедура подсчета суммы положенных отпускных предусматривает учет не всех доходов работника, а период трудоустройства разбивается на несколько этапов, часть из которых при расчете отпуска не засчитываются.
Применяя различные формулы исчисления компенсации неиспользованного отпуска, бухгалтерия действует по строго заданному алгоритму:
- Подсчет количества дней, за которые будет рассчитана выплата.
- Определение суммы с применением рассчитанного среднедневного заработка.
- Вычисление суммы к оплате, исходя из подсчитанного срока и величины заработка.
Для опытного бухгалтера подсчет компенсации отпускных декретницы легко, так как принцип расчета аналогичен со стандартной процедурой ухода работника в отпуск. Главное, определить два показателя, участвующие в формуле – среднедневной заработок (СДЗ) и число дней.