Суточные при разъездном характере работы в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при разъездном характере работы в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.

Приказы в связи с разъездной деятельностью

Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.

Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.

Как установить суточные при разъездной работе

Установление суточных при разъездной режиме законодательством не регламентировано. Выплаты таким сотрудникам должны быть определены таким образом, чтобы не только их расходы были компенсированы, но и повышенная трудовая нагрузка.

Определение соответствующих сумм относится к компетенции руководства фирмы. Правила для таких сотрудников должны быть изложены во внутрифирменном Положении.

В него необходимо включить следующее:

1. Указание перечня профессий и должностей, у которых разъездной характер деятельности.
2. Правила того, как оформлять отдельные поездки.
3. Порядок выполнения отчета о проделанной работе.
4. Перечень выплат, которые будут выплачены таким сотрудникам. Нужно указать также правила, в соответствии с которыми они будут рассчитываться.

При наличии такого документа оплата разъездного труда будет происходить по правилам и не вызывать споров.

Что первым делом стоит сказать про разъездной характер работы? ТК РФ гласит, что условия, в необходимых случаях его определяющие, обязательно должны быть обозначены в трудовом договоре. Это прописано в статье № 57.

Ещё стоит обратиться к ст. 166 ТК РФ. Согласно ей, все служебные поездки сотрудников, постоянная деятельность которых либо имеет разъездной характер либо осуществляется в пути, командировками не являются.

Также в ТК РФ имеется статья № 168. В первом её пункте говорится о пресловутых компенсациях, которые положены людям, чья работа несёт экспедиционный, полевой или разъездной характер. Возмещению подлежат расходы, ушедшие на:

• Оплату проезда.
• Аренду жилого помещения.
• Всё, что связано с проживанием (полевое довольствие, суточные и т. д.).
• Прочие затраты, произведённые сотрудником с ведома или же разрешения его руководства.

Порядок возмещения всего вышеперечисленного, а также размеры определяются коллективным договором, локальными нормативными актами и соглашениями.

Критерии работы с разъездным характером

Критерии разъездной работы работодатель определяет самостоятельно.

В законодательстве нет ни легального определения, ни четких критериев разъездного характера работы. Вместе с тем с учетом разъяснений государственных органов и судебной практики можно сделать вывод, что определяющими признаками разъездного характера работы являются следующие:

— исполнение основных (ключевых) обязанностей работника требует разъездов;

— значительный объем рабочего времени работник фактически проводит за пределами территории работодателя, исполняя обязанности в пределах такого времени.

Иные критерии зависят от конкретной должности работника, исполняемой им трудовой функции, частоты разъездов и могут быть определены работодателем в индивидуальном порядке. Например, в некоторых государственных органах и учреждениях показатель особого характера работы — возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. При разработке внутренних документов компании работодатель вправе использовать формулировки из этих нормативных актов.

Также в локальном нормативном акте работодателю предстоит определить перечень должностей (профессий) с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Кроме того, в трудовом договоре следует закрепить обслуживаемую территорию. Именно в ее границах работник с разъездным характером работы будет совершать служебные поездки.

Законодательно не установлено, какими пределами может ограничиваться территория обслуживания. Как правило, указывают субъект Федерации или отдельный район субъекта. Впрочем, при необходимости указывают несколько субъектов Российской Федерации или всю ее территорию.

Разъездной характер работы предполагает, что значительный объем рабочего времени работник проводит за пределами территории работодателя. Следует учитывать, что в законодательстве отсутствует запрет направлять работников, которым установлен разъездной характер работы, в служебные командировки. Это возможно в тех случаях, когда такое направление не соответствует по своим характеристикам, установленным работодателем, признакам служебной поездки при разъездном характере работы. Например, если определяющим критерием разъездного характера работы является исполнение в служебных поездках основных обязанностей работника, то направление на обучение или семинар, посещение которого не входит в типичный круг обязанностей работника, должно считаться именно служебной командировкой. Аналогичный подход должен применяться, если работник направляется за пределы установленной для него зоны обслуживания.

Таким образом, при установлении работникам разъездного характера работы работодателю потребуется локальный нормативный акт с критериями такой работы и перечнем должностей, предполагающих постоянные разъезды. Зону обслуживания лучше закрепить в трудовом договоре с работником.

Работник с разъездным характером работы может выполнять обязанности в регионах, где у работодателя нет обособленных подразделений. Но создавать его специально и ставить на учет в налоговом органе не нужно. Обособленное подразделение — любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается оборудованным, когда созданы все необходимые для исполнения трудовых обязанностей условия и на нем работники выполняют такие обязанности.

. Если для работника с разъездным характером работы не создается стационарное рабочее место, то оснований для постановки на учет в налоговых органах обособленного подразделения по месту осуществления таких работ не возникает (письма Минфина России от 28.07.2011 № 03-02-07/1–265 , от 01.03.2012 № 03-02-07/1–50 , от 24.05.2013 № 03-02-07/1/18634).

Сотрудник с разъездным характером работы нужны ли командировки

Отличие заключается в принимаемых в организации документах. Вне зависимости от того, как оформлена деятельность, расходы на нужды организации должны быть возмещены.

А вот документы оформляются разные. ТК РФ с принятыми изменениями прямо указывает, что разъезды, предполагающие выполнение работы в пути, командировками считать нельзя.

Такой характер обязанностей по работе нужно при найме указывать сразу в .

Потребность в командировке может возникать периодически в ходе деятельности. Тогда сотрудник отправляется на определенный срок по поручению руководства.

Для наглядности, различия можно свести в такую таблицу: Таблица 1.

Различия между разъездной работой и командировками Параметр Работа разъездная Командировочная деятельность Место выполнения служебных обязанностей Внестационарное Преимущественно стационарное, с возможностью выезда Период времени Постоянно Непостоянно, в сроки, указанные в документах по командировке Фиксация в документах Трудовой договор – указание в обязательном порядке.

Определение разъездного характера работы

Перечень должностей и профессий с разъездным характером работы устанавливает сам работодатель . В него включаются должности работников, которые действительно много времени проводят в разъездах. Например, если ваш страховой агент занимается в основном бумажной работой в офисе и почти не бывает на осмотрах объектов, то разъездной его работа не является. То есть «разъездником» может стать далеко не каждый. А вот в однодневную командировку вы можете отправить практически любого (за исключением узкого круга лиц, например беременных женщин, несовершеннолетних и т.д. ).
В части документального оформления также есть различия. Кроме составления упомянутого выше перечня, условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовых договорах с «разъездными» сотрудниками . Один раз оформили эти документы — и можно жить спокойно. А в случае с командировками каждый раз нужно будет издавать отдельный приказ о направлении в командировку.
Но и при разъездном характере работы, и при однодневных командировках организация должна возместить своему работнику :
— расходы на проезд;
— расходы по найму жилого помещения, если работник не может каждый день возвращаться домой (в статье мы это рассматривать не будем);
— суточные или полевое довольствие;
— другие расходы, если они были согласованы с работодателем.
Отдельно стоит остановиться на суточных. По своей сути они являются компенсационной выплатой, которая возмещает работнику расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей во время служебной поездки/разъездов. В случае с однодневными командировками все однозначно: суточные работнику выплачиваться не должны, поскольку он имеет возможность каждый день возвращаться домой . А нужно ли платить суточные, если работнику установлен разъездной характер работы?

Из авторитетных источников
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
«Этот вопрос решается в локальном нормативном акте организации. Как правило, работникам, которым установлен разъездной характер работы, имеющим возможность ежедневно возвращаться с объекта домой, суточные не выплачиваются. Но в некоторых случаях выплата суточных может быть предусмотрена, например когда время, затрачиваемое на проезд до объекта выполнения работ, составляет несколько часов. Вообще говоря, существует различная практика: организация может установить сотрудникам надбавки за специфику работы, либо выплачивать определенные суммы на питание, либо выплачивать суточные в процентах от суточных при обычных командировках. В последнем случае суточные выплачиваются за нерабочее время, которое работник тратит при совершении поездок. То есть организация сама выбирает наиболее подходящий ей вариант с учетом особенностей налогообложения».

Таким образом, выплата суточных работникам с разъездным характером работы должна быть обоснованна.
Порядок и размеры возмещения расходов и при разъездной работе, и в случае с командировками должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации (далее — ЛНА) . А теперь надо оценить последствия этих расходов для компании с точки зрения налогов и взносов.
———————————
Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ.
Статья 168.1 ТК РФ.
Статьи 259, 268 ТК РФ.
Статья 57 ТК РФ.
Статьи 168.1, 168 ТК РФ; п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).
Пункт 11 Положения.
Статьи 168, 168.1 ТК РФ.

Учет расходов на проезд

Сравнить 2 варианта удобнее всего в виде таблицы.

То есть для целей налогообложения прибыли, а также начисления НДФЛ и взносов в учете расходов на проезд в рассмотренных случаях большой разницы нет. А вот для упрощенцев вариант с однодневными командировками явно выгоднее.
———————————
Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093.
Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916.
Письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174; ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943.
Подпункт 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Пункт 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093; пп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ); Письмо Минтруда России от 30.09.2014 N 17-4/В-462.

Разъездной характер работы – что это значит?

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения. Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2021 года подобной формулировки в прямом виде нет. Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.

Кадровая служба предприятия в 2021 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда. В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции. С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.

Оформление в Трудовом Кодексе

При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2021 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.

Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от 30.06.2006, в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.

Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2021 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ служебных поездок работника ООО «МАК» на «10» апреля 2012 года

Сотрудник: Бегунов Егор Сергеевич

Должность: курьер

 N 
п/п

Наименование
 организации

 Адрес 

 Цель поездки 

 Вид 
транспорта

Подтверждающий
 документ 

Время
 (ч, 
мин.)

 Подпись 
принимающей
 стороны 

 1 

ЗАО 
"Магистраль"

г. Н. Новгород,
ул. Рябцева, 
д. 6 

Доставка 
корреспонденции

Автобус 

Проездной на 
апрель 2012 г.

10.30

Данилова 

 2 

Почтовое 
отделение 
N 65 

г. Н. Новгород,
ул. Дьяконова, 
д. 23 

Получение 
ценной 
бандероли 

Маршрутное
такси 

Проездной 
билет 

11.30

...

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

При разовых поездках работа не является разъездной

Юрисконсульт нашей организации раз в неделю по производственной необходимости ездит на несколько часов в различные госорганы и организации. Кроме того, у нас работает мастер по ремонту бытовой техники, который в основном выполняет работу в сервисном центре и только время от времени выезжает к клиентам. Можно ли установить им разъездной характер работы, чтобы компенсировать расходы на проезд?

Работа ваших сотрудников не является разъездной.
Чтобы вы могли компенсировать юрисконсульту и мастеру по ремонту бытовой техники расходы на проезд, совсем не обязательно называть их работу разъездной. Достаточно того, чтобы они представили в бухгалтерию проездные документы.
Вместе с тем перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельно. Поэтому можете включить в него не только сотрудников, которые перемещаются на отдаленные объекты (зачастую расположенные в другом населенном пункте), но и тех, кто по роду своей работы перемещается в пределах одного населенного пункта. Например, курьеров, страховых агентов, торговых представителей и т.п. И даже если вы включите в него работников, которые время от времени выезжают из офиса, это не будет нарушением, но и не увеличит возмещаемых работникам расходов. Ведь суточные им не положены, и вы можете компенсировать им только расходы на проезд.

Суточные /= компенсация

Наши специалисты выполняют работы, перемещаясь по определенному маршруту из одного населенного пункта в другой. В каждом населенном пункте они работают от 15 до 30 дней. При этом они проживают в специально оборудованных передвижных вагончиках. Мы выплачиваем им за каждый рабочий день компенсацию в размере 700 руб. Можем ли мы не облагать ее НДФЛ и взносами?

Вы правильно доплачиваете работникам деньги. Но неверно назвали и оформили эту выплату. Из-за разъездного характера работы ваши сотрудники не имеют возможности возвращаться домой ежедневно. А значит, это суточные (Статья 168.1 ТК РФ). Поэтому их нужно выплачивать за календарные дни (то есть не только за рабочие дни, но и за выходные тоже), которые ваши работники вынуждены проводить вне дома.
Как известно, суточные при разъездной работе не облагаются НДФЛ (Пункт 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131) и страховыми взносами (Подпункт «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Внимание! Надбавка, в отличие от суточных, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Поэтому, чтобы проверяющие не расценили эту выплату как надбавку к зарплате, связанную с характером работы, и не начислили на нее НДФЛ и страховые взносы, вам нужно утвердить положение о разъездном характере работ и установить в нем размер и порядок выплаты суточных «разъездным» работникам.
К тому же если вы не пропишете данную выплату в положении как суточные, то и работники могут потребовать выплачивать им наряду с компенсацией еще и суточные.

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

• расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);
• найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Компенсация за разъездной характер работы

В компаниях различных сфер деятельности есть штатные сотрудники, работа которых требует постоянных разъездов или выполняется в процессе передвижения.

Так как нет четкого определения понятия «разъездной» в Трудовом кодексе РФ, у предпринимателей возникает масса вопросов.

Чем отличается компенсация за разъездной характер работы от надбавки, и что нужно знать о нюансах налогообложения по этим возмещениям?

В Трудовом кодексе РФ определение работы, связанной с разъездами, встречается в нескольких статьях:

• Ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить все расходы сотрудников (проезд, аренда помещения для жилья, прочие затраты), чья деятельность связана с разъездами, работой в экстремальных (полевых) условиях и участием в экспедициях.
• Ст. 57 ТК РФ обязывает включать в трудовой договор условия, определяющие разъездную работу.
• Ст. 166 ТК РФ указывает, что поездки работников, относящиеся к прямым рабочим обязанностям, не являются командировками.

Размер и формы оплаты сотруднику компенсаций и доплат за все расходы во время выполнения обязанностей в разъездах устанавливаются нормативными актами и обязательно прописываются в трудовом договоре.

В зависимости от установленных условий в нормативных актах предприятия и вида работ, возмещение сотруднику может иметь следующие формы:

• Компенсационные выплаты.
• Доплата, включенная в общий объем заработной платы.

Эти виды возмещений имеют существенные отличия и должны четко разграничиваться. Доплата, включенная в объем зарплаты сотрудника, выплачивается регулярно и имеет фиксированный размер. Такая надбавка начисляется сотруднику за работу, связанную с опасными условиями, загрязненной средой, иными нюансами.

Компенсация назначается работнику за фактические затраты, которые он понес в пути. Они подтверждаются первичными документами, квитанциями, чеками. Если подтверждающие документы отсутствуют и реальный объем расходов определить невозможно, компенсационные выплаты получают статус официальной надбавки и присоединяются к зарплате.

Законодательно установлено, что налогообложение компенсаций имеет определенные нюансы. Как и ранее, в 2017 году возмещаемые расходы освобождаются от взносов в социальные фонды и НДФЛ, но включаются в расчет по налогу на прибыль (ст. 217 НК РФ).

Чем отличается командировка от работы разъездного плана

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, период трудовой деятельности в разъезде не относится к командировке, из-за чего нужно уметь разграничивать их.

В ст. 166 ТК не указано конкретных признаков, благодаря которым можно отделить разъездную занятость от командировки, из-за чего нужно ссылаться на Постановление Правительства РФ № 749 от октября 2008 года.

Благодаря анализу указанного акта, выделяют такие основные признаки командировки:

• командировка возможна согласно распоряжению руководства компании с обязательным отображением временных периодов;
• фактический период пребывания в командировке устанавливается по информации в документах, способных подтвердить время в пути, в случае их отсутствия – бумаге о найме жилья, служебной запиской.

К сведению: ст. 166 ТК РФ связывает термин “командировка” и “рабочее место”. В случае с первым вариантом следует говорить о направлении сотрудника в пункт, расположенный вне места основной занятости. Постоянное место сотрудника расположено по постоянному адресу компании/филиала.

Из этого следует, что если у наемного рабочего отсутствует постоянное место работы по адресу месторасположения компании, следует говорить о разъездной работе.

Отношения, которые возникают между сторонами трудового соглашения, регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации.

Там указывается, как должен приниматься на должность человек, какие у него вследствие этого возникают права и обязанности, а также в этом нормативном акте оговариваются и прочие нюансы.

При этом самой формулировки выездной работы в нормах нет, но многие компании имеют подобные должности в штатном расписании.

Такие люди должны быть оформлены с обязательным учетом условий труда в рамках законодательства, и за этим следит трудовая инспекция.

При обнаружении правонарушений, сотрудник может инициировать проверку, обратившись в инспекцию самостоятельно, предприятие при подтверждении информации будет оштрафовано.

Ведь важно, чтобы человек, работающий преимущественно вне офиса, получал все необходимое обеспечение, включая надбавки за особенности труда, премии и возмещения понесенных расходов.

Процедура оформления согласно Трудовому кодексу

Во время того, как человек получает разъездной формат труда, кадровый специалист должен ориентироваться на статью 168.1, находящуюся в главе 24 Трудового кодекса РФ.

В ней оговаривается компенсация за командировку, и именно этой нормой руководствовались ранее, в случаях со всеми разновидностями выездной деятельности.

Но в статье 166 дается определение командировки, и там говорится, что это исполнение служебных обязанностей за пределами основного рабочего места на протяжении конкретного срока.

На этом основании два понятия разделяются, поскольку выездной характер труда предполагает один рабочий день, в то время как командировка — длительный срок.

Подобное различие особенно заметно при расчете НДФЛ и взносов в страховой фонд, поскольку сумма таких расходов уменьшается при командировках.

Дабы скорректировать разрыв, появился закон №90, датированный 2006 годом, и в нем утверждается использование статьи 168 для установления разъездного режима труда.

Учитывая вышеприведенные плюсы такого оформления, следует учесть, что для минимизации расходов по взносам кадровики не должны оформлять выездные работы как командировку на один день.

Это считается нарушением и махинацией, и вполне можно получить как недоплату налогов, так и пеней по ним.

Суточные при разъездном характере работы в 2021

В соответствии с абз. 1, 10 пп. 2 п.1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.55596 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин.

Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.

Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

Похожие записи:

• Детский сад на 240 мест с необычным фасадом появится в Подольске в 2023 году
• Пособия на третьего ребенка в 2023 СПБ
• Особенности заключения договора с управляющей компанией