Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное составлкние графика отпусков в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Обязателен ли график отпусков
Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).
График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:
- Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
- Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
- Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
- Отсутствие изменений при их возникновении.
- Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
- В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
- Неправильное разделение дней отдыха на части.
- Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
- Работодатель не следит за исполнением документа.
- В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
- Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
- Перенос даты без отображения в графике.
Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.
Кто вправе оформить отпуск вне графика на 2023 год
Право на оплачиваемый отдых в соответствии со статьей 122 ТК РФ (Трудового Кодекса России) у сотрудника появляется при официальном трудоустройстве и после того, как пройдет полгода работы. В дальнейшем отпуск предоставляется в порядке очереди, согласно графику отпусков.
Вместе с тем, согласно действующему ТК РФ, некоторые сотрудники могут выбрать удобное время для отдыха. Кому эта гарантия положена согласно закону:
- сотрудникам с тремя или более детьми, не достигшими совершеннолетия (если младший из детей не достиг 14 лет);
- лицам, которые были отозваны из ежегодного отпуска;
- женщинам по беременности и родам, уходу за ребенком;
- лицам, не достигшим совершеннолетия;
- лицам, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет;
- почетным донорам России;
- гражданам с перенесенной лучевой болезнью, пострадавшим в результате катастрофы в Чернобыле;
- инвалидам боевых действий.
Что отражать в графике
Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Какие нововведения учесть при составлении графика отпусков
Принципиальных изменений относительнографика отпусков в законодательстве нет. Одако важно учесть свежие разъяснения Роструда:
- Обратите внимание! В графике отпусков нужно указывать конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц. На это обратил внимание Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1. Такой подход позволит соблюсти двухнедельный срок на уведомление работника о его начале.
- Включите в график всех сотрудников, включая тех, кто собирается увольняться, и дистанционщиков, работающих на постоянной основе.
Роструд обратил на это внимание в своих письмах (от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1, от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).
График составляется работодателями в обязательном порядке. Такое требование российского трудового законодательства, а именно ст. 123 ТК РФ. В ней содержится указание о необходимости придерживаться очерёдности, предоставляя работникам возможность ежегодного отдыха. При этом в п. 2 подчёркивается обязательность соблюдения требований внутриорганизационного документа. Это относится и к сотрудникам, и к администрации.
Не только Трудовой кодекс регулирует этот вопрос. Нельзя не учитывать льготы по выбору времени ежегодного отдыха, предоставленные отдельным категориям работников, Федеральными законами. В дополнение к законам, отпуска и порядок их предоставления регламентируются:
- постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года, которым утверждено унифицированные формы для ведения учёта в организациях, включая Т-7;
- письмами Роструда. В 2011 году было составлено письмо за № 3683-6-1, в 2012-м – за № 428-6-1, в 2014-м – за 1693-6-1 и т. д. В этих документах детализируются, уточняются, объясняются отдельные моменты, относящиеся к предоставлению работникам ежегодного отдыха.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Заполнение формы, содержащей данные об очередности и продолжительности отпусков сотрудников организации – прямая обязанность работодателя. В случае отсутствия у работодателя графика, оформленного в соответствии с правилами ТК, предусмотрено административное наказание.
В КоАП, статья 5.27, описаны административные наказания, предусмотренные в случае отсутствия графика:
- изначально выносится предупреждение;
- должностные лица наказываются штрафом, сумма которого определяется с учетом тяжести и обстоятельств нарушения и составляет 1000–5000 рублей;
- предпринимателей также штрафуют, сумма тоже 1–5 тысяч рублей;
- юрлица штрафуются на 30–50 тысяч рублей.
В отдельных случаях выносится решение о прекращении деятельности организации, если нарушения носят комплексный и систематический характер.
График отпусков на 2022 год должен быть составлен согласно всем правилам и требованиям законодательства. Важно учесть правила заполнения формы и успеть утвердить документ в установленные законом сроки.
Как правильно составить график отпусков
График отпусков на 2022 год должен учитывать пожелания и права каждого сотрудника. Право на первоочередной выбор периода отпуска принадлежит таким категориям сотрудников:
- Пострадавшим в результате аварии на ЧАЭС и других катастрофах, связанных с любыми видами ядерных установок (закон №1244-1 от 15.05.1991 года).
- Женщинам и опекунам, которые воспитывают трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
- Работникам в возраст до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
- Участникам Великой Отечественной войны, героям социалистического труда, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, полным кавалерам ордена Трудовой Славы (закон 5-ФЗ от 12.01.1995 года).
- Опекунам, приемным родителям, родителям, попечителям, воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
- Героям Российской Федерации, героям СССР, полным кавалерам ордена Славы (закон №4301-1 от 15.01.1993 года).
- Почетным донорам России и СССР (закон №125-ФЗ от 20.07.2012 года).
После составления графика отпусков его нужно согласовать с профсоюзной организацией (при её наличии на предприятии).
Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?
В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск «сгорает», в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной — с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.
В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.
Чтобы избежать штрафов — не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.
Ответственность за несоблюдение
Помимо ответственных сотрудников подразделений, определенных внутренним распорядком организации, ответственность за заполнение несут руководители организаций и юридические лица. Работодатель обязан заблаговременно согласовать и правильно оформить документ, учитывая права наемного персонала на отдых, гарантированные ТК РФ. В процессе утверждения графика необходимо учитывать, что есть отдельные категории работников, для кого обязателен ежегодных уход в отпуск.
При нарушении порядка составления документа руководителям и ответственным лицам грозит штраф согласно п. 5.27 КоАП РФ, поскольку такой проступок влечет за собой административное наказание. Для сотрудников сумма штрафа не превышает 5 тысяч рублей, а для организации-работодателя, не подготовившего необходимый отчет к нужной дате, наказанием станет штраф в 50 тысяч рублей или приостановка работы на 90-дневный срок.
Как уже было сказано, график отпусков обязателен для исполнения обеими сторонами, но существуют ситуации, которые запланировать невозможно. Законными основаниями для нарушения этого документа станут: беременность сотрудницы или супруги работника, усыновление трехмесячного младенца и младше, отзыв работника из отпуска и прием нового сотрудника после утверждения графика.
Понятие графика отпусков
График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.
Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.
Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.
Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.